Професия „Офис – мениджър ”, код по СППОО: 346010
Специалност „Бизнес – администрация ”, код по СППОО: 3460101, трета степен на професионална квалификация
Изисквания към кандидатите
1. Изисквания към кандидатите за входящо минимално образователно и/или квалификационно равнище за придобиване на степен на професионална квалификация съгласно Закона за професионалното образование и обучение (ЗПОО) За придобиване на трета степен на професионална квалификация по професията “Офис мениджър” от Списъка на професиите за професионално образование и обучение по чл. 6, ал. 1 от ЗПОО (утвърден от министъра на образованието и науката със Заповед № РД-09-413 от 12.05.2003 г., посл. изм. със Заповед № РД-09-2973 от 28.11.2019 г.) изискванията за входящото минимално образователно и/или квалификационно равнище към кандидатите са:
за ученици – завършено основно образование;
за лица, навършили 16 години – придобито право за явяване на
държавни зрелостни изпити или завършено средно образование. Изискванията за входящо минимално квалификационно равнище при продължаващо професионално образование и обучение е придобита квалификация по втора степен на професионална квалификация по професия от област на образование “Стопанско управление и администрация”. Здравословното състояние на кандидата се удостоверява с медицински документ, доказващ, че професията, по която желае да се обучава, не му е противопоказна.
2. Валидиране на професионални знания, умения и компетентности Придобиването на квалификация по професията “Офис мениджър” или част от нея чрез валидиране на придобити с неформално или информално учене резултати от ученето се осъществява съгласно Наредба № 2 от 2014 г. за условията и реда за валидиране на професионални знания, умения и компетентности, издадена от министъра на образованието и науката (ДВ, бр. 96 от 2014 г.).
Описание на професията
1. Трудови дейности, отговорности, личностни качества, особености на условията на труд, оборудване и инструменти, изисквания за упражняване на професията, определени в законови и подзаконови актове (здравословно състояние, правоспособност и др.) Офис мениджърът извършва трудовата си дейност в организации от всички сфери на икономиката, като спазва всички законови и нормативни актове, касаещи конкретната дейност. Офис мениджърът обработва информационните потоци, координира и осигурява безпроблемно протичане на деловата дейност на звената в организацията или офиса. Работи и подпомага в административно отношение всички отдели в организацията. Офис мениджърът координира бизнес кореспонденцията на ръководителя и организацията (писма, електронна поща и други документи), като спазва приетите стандарти; осъществява електронна бизнес кореспонденция, участва във видеоконференции и уебинари; предава и получава информация по телефон, електронна поща и интернет платформи; прави копия; поддържа деловодството в изряден и удобен за употреба вид и води архив.
Офис мениджърът планира и организира своята дейност в съответствие с план-графика, проявява инициативност за подобряване на организацията и ефективността на работата в офиса. Своевременно
отговаря на телефонните обаждания, дава точна и изчерпателна информация по поставените въпроси или насочва разговора към съответния отдел или специалист. Офис мениджърът регистрира телефонните обаждания. В случай че прекият ръководител или търсеният служител отсъства, записва: дата, име, предмет на обаждането, за кого е и телефон за обратна връзка. Офис мениджърът организира работни срещи с клиенти, представители на технически служби, държавна администрация, контролни органи и други лица във връзка с дейността на организацията, като спазва деловия тон на общуване. В своята работа отговаря за спазване на изискванията на Европейския съюз (ЕС) относно Регламент за защита на личните данни (GDPR). Спазва нормите и разпоредбите, разписани в политиката по защита на личните данни на организацията и принципа на конфиденциалност при разпространението на информацията. Офис мениджърът участва в набирането на информация от страната и чужбина за областта, в която работи организацията, и запознава с нея другите служители по предварително зададени указания. Подпомага дейностите по подготовка и организация на рекламни кампании, панаири, изложения, представителни форуми и др., свързани с представянето на организацията. Организира командировки, семинари, посещения на предприятия на представители на организацията и гости от страната и чужбина. Офис мениджърът следи за техническата изправност на офис оборудването, организира и контролира аварийните ремонти и изготвя график за планови ремонти. Офис мениджърът координира дейностите по осигуряване на канцеларски и други материали за звената в организацията. В своята работа координира дейностите, свързани с привличане, подбор и назначаване на персонал в администрацията и други звена на организацията. Организира и контролира провеждането на първоначален и периодичен инструктаж на работниците и служителите. Отговаря за финансовото отчитане на първичните счетоводни документи и др. Участва в определянето на потребностите от обучение, квалификация и преквалификация на персонала и организира това обучение. Осъществява мониторинг върху работата на работниците и служителите и прави предложения за награди и налагане на дисциплинарни мерки след съгласуване с прекия ръководител. Офис мениджърът носи отговорност за офис организацията, координацията, кореспонденцията и телефонното обслужване на дейността на организацията. Отговаря за качественото и в срок изпълнение на поставените задачи, за опазване на поверителна фирмена информация и за спазване на вътрешните правила на организацията. Отговаря за съблюдаването на фирмената култура и етика в съответствие с вътрешните правила на организацията. Офис мениджърът носи финансова и материална отговорност в съответствие с българското законодателство. При работа с технически средства офис мениджърът спазва инструкциите и носи отговорност за безопасното обслужване и предотвратяване на аварии и инциденти. Работното време на офис мениджъра е с нормална продължителност в съответствие с Кодекса на труда. При изпълнение на дейностите си офис мениджърът демонстрира комуникативни умения за водене на преговори, умения за работа в екип, отговорност и толерантност при работа с клиентите и персонала на организацията, проявява предприемачески умения. Офис мениджърът трябва да умее да мотивира, да проявява коректност, да умее да управлява конфликти и да има организационни умения, да има умения за вземане на бързи и адекватни решения, да проявява наблюдателност, прецизност и отговорност, да спазва етичните норми. Офис мениджърът трябва да притежава обща правна култура в съответствие с българското законодателство, да бъде професионално ангажиран, самодисциплиниран, способен да приоритизира задачи, ефективен, честен, лоялен към работодателя. Лицата, придобили професионална квалификация по професията “Офис мениджър” имат възможност за повишаване на квалификацията си посредством курсове и семинари, организирани от обучаващи институции, и др. Лицата могат да продължат обучението си в системата на висшето образование. 3. Възможности за професионална реализация съгласно Националната класификация на професиите и длъжностите (НКПД – 2011) в Република България, утвърдена със Заповед № РД-01-931 от 27.12.2010 г. на министъра на труда и социалната политика, посл. изм. и доп. Със Заповед № РД-01-815 от 23.12.2019 г. Придобилите трета степен на професионална квалификация по професията “Офис мениджър” могат да постъпват на работа на длъжности, включени в единични групи 3343 Административни и изпълнителни секретари, 4120 Секретари с общи функции, 3359 Приложни специалисти държавната администрация, н. д., 3341 “Офис мениджъри”, както и други подобни, допълнени при актуализиране на НКПД.
Преподаватели:
Преподавателите са практици с дългогодишен опит в бизнеса и управлението.
Продължителност:
960 учебни часа. Теория 50% и практика 50%. Част от практиката се провежда в реална бизнес среда.
Форма на обучение:
Дистанционна форма.
Документ:
Свидетелство за професионална квалификация, признатo в България и в Европейския Съюз.
